Anonimizacja nagrań z sesji coraz częściej zaczyna spędzać sen z powiek osobom obsługującym transmisje. Często nie pomagają prośby przewodniczącego i informacje zamieszczone przy wejściu do sali narad. Co robić? Lub cytat klasyka: „Jak żyć?”
Anonimizować nagrania, nie czekać.
Jest to ustawowy obowiązek i żadne okoliczności nas z niego nie zwalniają.
Anonimizacja to standardowa procedura, którą należy wykonać niezależnie od rodzaju dokumentu, nad którym pracujemy. Jeśli zachodzi potrzeba publikacji na BIP – MUSI być zanonimizowany. Taką sytuację można odnieść do dokumentu „papierowego”. Podczas gdy kopia jest „traktowana” np. korektorem, w identyczny sposób należy postąpić z materiałem audio-wideo z sesji. Oczywiście do wyciszenia dźwięku nie możemy użyć korektora, ale z pomocą przychodzą bardzo łatwe w obsłudze narzędzia. Są dostępne np. w aplikacji udostępnionej przez Transmisje-Sesji.pl.
Anonimizacja łatwiejsza niż myślisz.
Postęp technologii w branży IT jest tak duży, że znalezienie odpowiedniego narzędzia okazuje się bardzo łatwa. Wystarczy zalogować się do panelu SESJE.LIVE. Następnie w zakładce „Nagrania” mamy do dyspozycji bardzo łatwy w obsłudze odtwarzacz wideo wraz z możliwością obróbki plików z nagraniami sesji. Zaznaczenie obszarów do anonimizacji zajmuje kilka chwil. Kolejnym krokiem jest kliknięcie „ANONIMIZUJ” i po kilkunastu sekundach pojawi się nowy plik, który możemy opublikować w naszym BIP.
Oszczędzaj czas! Przestrzegaj przed łamaniem prawa!
Prawdopodobnie w każdej gminie, w której jest realizowana transmisja sesji przed rozpoczęciem obrad upoważniona osoba odczytuje klauzulę dotyczącą RODO. Jeśli mamy spory problem z radnymi, którzy nagminnie ujawniają dane osobowe osób trzecich, może warto zastanowić się nad dodaniem informacji o konsekwencjach takiego działania w informacji podawanej na początku sesji. Dobrą praktyką będzie określenie „wprost”: „Szanowni Państwo Radni – prosimy o nieużywanie imion i nazwisk osób trzecich, które nie wyraziły zgody na przetwarzanie ich danych”. Taka informacja na pewno nie zapobiegnie pojawieniu się danych osobowych, ale w pewnym stopniu zmniejszy częstotliwość ich podawania. Anonimizacja nagrań sesji na pewno będzie zabierała nam mniej czasu.
Stosuj dedykowane mikrofony. Anonimizacja nagrań sesji będzie trwała krócej.
Zastosowanie dedykowanych mikrofonów podczas sesji na pewno ułatwi sytuację. Transmitowane i nagrywane będzie teoretycznie tylko to co radni chcą powiedzieć. Przy wykorzystaniu mikrofonów dookolnych oraz niezdyscyplinowanych radnych niestety bardzo często będzie dochodziło do naruszeń, które będą musiały być poddane anonimizacji.
Przygotowanie dokumentów do sesji
Bardzo istotną kwestią, która niestety często jest zaniedbywana przez służy burmistrza/wójta/prezydenta to dokładna anonimizacja dokumentów przygotowywanych do sesji. Radni otrzymując załączniki do uchwał/wniosków itp., które de facto są jawne i są w nich np. nazwiska – to mogą się nimi posługiwać. Może to być traktowane jako zaniedbanie ze strony szefostwa urzędu (jego służb), dlatego należy zachować szczególną ostrożność przy pozostawianiu jakichkolwiek danych osobowych w dokumentach jawnych.