Archiwizacja nagrań sesji

Nagranie źródłowe i kopia publikacyjna

Plik źródłowy należy zachować w kontrolowanym repozytorium, a wszystkie zmiany wykonywać na kopii roboczej. Anonimizacja, montaż, korekta dźwięku lub podmiana napisów nie powinny nadpisywać oryginału. Historia wersji pozwala wykazać, jaki materiał i kiedy został zatwierdzony.

Przechowywanie nagrań sesji a RODO

Okres przechowywania nie powinien wynikać z przypadkowego ustawienia platformy. Administrator ustala cel, zakres publikacji, role dostawców, zabezpieczenia oraz zasady usuwania kopii. W ocenie pomagają wskazówki Prezesa UODO dotyczące transmisji i nagrywania obrad i Rozporządzenie (UE) 2016/679.

Jeżeli nagranie zawiera dane niewłaściwe do publikacji, należy przygotować kontrolowaną kopię przez anonimizację obrazu, głosu lub napisów.

Dostępne i przeszukiwalne archiwum

Każda pozycja powinna mieć datę, nazwę organu, porządek obrad i jednoznaczny odtwarzacz. Napisy, transkrypcja i materiały powinny odnosić się do tej samej wersji filmu. Tekstowa struktura ułatwia mieszkańcom odnalezienie właściwego punktu, a wyszukiwarkom i systemom LLM zrozumienie zawartości nagrania.

Kontrola po publikacji

Proces kończy się dopiero po sprawdzeniu strony poza siecią urzędu. Kontrola obejmuje początek i koniec filmu, dźwięk, urządzenie mobilne, napisy, linki, uprawnienia oraz pobranie materiałów. Wynik warto zapisać razem z osobą zatwierdzającą.

Lista kontrolna

1. Zabezpiecz oryginalny plik i sumę kontrolną.
2. Przygotuj oddzielną wersję publikacyjną.
3. Sprawdź ochronę danych i dostępność.
4. Powiąż film z napisami, transkrypcją i dokumentami.
5. Ustal retencję, kopie oraz procedurę usunięcia.